REGULAMIN SYSTEMU ZAKUPOWEGO GK PGE
Obowiązuje od: 01.01.2024 r.
DEFINICJE
1.1 Administrator Bazy Wykonawców (Administrator BW) – osoba lub zespół osób odpowiedzialnych za administrowanie BW w Systemie.
1.2 Analiza rynku – proces mający na celu pozyskiwanie informacji służących do przygotowania przyszłego Postępowania zakupowego, może być prowadzony w formie Dialogu technicznego albo Zapytania o informacje (RFI).
1.3 Baza Wykonawców (BW) – moduł Systemu zawierający listę Wykonawców zarejestrowanych w Systemie zawierająca dane teleadresowe, kwalifikację oraz ocenę Wykonawcy, przypisanie do Kategorii zakupowej i inne dane.
1.4 Dane Karne – dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa oraz powiązanych z nimi środków karnych i środków zabezpieczających przewidzianych w przepisach prawa.
1.5 Dane osobowe – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, w szczególności na podstawie informacji takich jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny.
1.6 Dane Szczególnych Kategorii – dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, Dane genetyczne, biometryczne przetwarzane w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub Dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.
1.7 Grupa Kapitałowa PGE (GK lub GK PGE)– PGE oraz podmioty względem, których PGE posiada status spółki dominującej w rozumieniu artykułu 4 § 1 punkt 4 Kodeksu spółek handlowych.
1.8 Inspektor – osoba wyznaczona przez Spółkę na Inspektora Ochrony Danych w rozumieniu artykułu 37 RODO lub Specjalista ds. ochrony Danych osobowych lub inna osoba wyznaczona w Spółce do zapewnienia zgodności działalności Spółki z ochroną Danych.
1.9 Kategoria zakupowa - grupa branżowa w ramach zakupów dostaw, usług i robót budowlanych, dla której analizowane są wydatki i formułowane są cele strategiczne zapewniające maksymalizację efektów dla Zamawiającego, dzieląca się na podkategorie.
1.10 Marketplanet OnePlace (OnePlace) – dostępny za pośrednictwem protokołu elektronicznego https, pod adresem internetowym https://OnePlace.marketplanet.pl, zbiór internetowych usług i aplikacji biznesowych, którymi administruje i do których prawa posiada Otwarty Rynek Elektroniczny Marketplanet S.A.
1.11 Oferta – oświadczenie woli zawarcia umowy złożone przez Wykonawcę Zamawiającemu w odpowiedzi na zaproszenie do składania Ofert.
1.12 Organizator Postępowania – Spółka przygotowująca i prowadząca Postępowanie zakupowe o udzielenie Zamówienia wspólnego lub przygotowująca i prowadząca Postępowanie zakupowe w imieniu i na rzecz Zamawiającego.
1.13 PGE – Polska Grupa Energetyczna S.A.
1.14 PEJ sp. z o.o. - Polskie Elektrownie Jądrowe sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (lub inna firma, pod którą podmiot ten będzie prowadził działalność) wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000347416, NIP: 701-021-82-99, REGON: 142242032.
1.15 PGE Systemy – spółka należąca do GK PGE której celem jest świadczenie usług i dostaw ICT na rzecz pozostałych Spółek GK PGE, właściciel Systemu GK PGE oraz odpowiedzialny za funkcjonowanie Systemu od strony technicznej.
1.16 Postępowanie zakupowe – proces mający na celu wyłonienie Wykonawcy dla realizacji dostaw, usług lub robót budowlanych, prowadzony na podstawie Procedury lub ustawy Prawo zamówień publicznych lub Kodeksu cywilnego.
1.17 Procedura - Procedura Ogólna Zakupów GK PGE oraz regulacje wewnętrzne dotyczące zakupów obowiązujące w Polskie Elektrownie Jądrowe sp. z o.o.
1.18 Procedura Ogólna Zakupów GK PGE – Dokument Systemu Zarządzania określający reguły obowiązujące w obszarze zakupów GK PGE, określający standardy w procesie planowania i dokonywania zakupów w GK PGE.
1.19 Regulamin – niniejszy dokument.
1.20 RFX – elektroniczny formularz oferty, wniosku o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu generowany w powiązaniu z Postępowaniem zakupowym lub elektroniczny formularz Analizy rynku generowany bez powiązania z Postępowaniem zakupowym.
1.21 Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
1.22 Spółka GK PGE - podmiot / podmioty prawa handlowego wchodzące w skład Grupy Kapitałowej PGE.
1.23 Spółka – Spółka GK PGE oraz Polskie Elektrownie Jądrowe sp. z o.o.
1.24 System – narzędzie informatyczne wspierające proces planowania i dokonywania Zakupów w Spółkach GK PGE.
1.25 Użytkownik – osoba reprezentująca Wykonawcę zgodnie posiadanym pełnomocnictwem, która posiada login i hasło pozwalające na dostęp do funkcjonalności Systemu.
1.26 Wniosek rejestracyjny – formularz, na którym Wykonawca wprowadza dane swojej firmy, w celu uzyskania rejestracji w BW.
1.27 Współadministratorzy – Spółki, które wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania Danych osobowych w Systemie.
1.28 Wykonawca – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zakupu, złożyła Ofertę lub zawarła umowę zakupową ze Spółką.
1.29 Zamawiający – Spółka, na potrzeby której dokonywany jest zakup, a w przypadku zamówień wspólnych - Spółki uczestniczące w Postępowaniu zakupowym objętym zamówieniem wspólnym. W przypadku Postępowań zakupowych prowadzonych w imieniu i na rzecz danej Spółki lub też w przypadku Zamówień wspólnych, wszelkie odwołania do pojęcia Zamawiającego w Procedurze odnoszą się do Organizatora Postępowania.
I REGULAMIN KORZYSTANIA Z SYSTEMU ZAKUPOWEGO GK PGE
1.1 PRZEDMIOT REGULACJI
1.1.1 Dokument jest skierowany do Wykonawców i określa zasady oraz tryb korzystania przez Wykonawców z Systemu, w tym opisuje zasady składania Ofert oraz innych dokumentów w Postępowaniach zakupowych oraz Analizach rynku prowadzonych za pośrednictwem Systemu.
1.1.2 System jest dostępny pod adresem https://swpp2.gkpge.pl. Podmiotem odpowiedzialnym za funkcjonowanie Systemu, z wyłączeniem kwestii technicznych jest PGE Polska Grupa Energetyczna S.A. z siedzibą w Lublinie, 20-718 Lublin, ul. Aleja Kraśnicka 27, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr. KRS: 0000059307, NIP: 526-025-05-41. Podmiotem odpowiedzialnym za funkcjonowanie Systemu od strony technicznej jest PGE Systemy S.A. ul. Sienna 75, NIP: 526-253-31-54, REGON: 017278446, KRS: 0000007353. Ilekroć jest mowa w Regulaminie o Organizatorze, odnosi się to również do PGE Polska Grupa Energetyczna S.A. oraz PGE Systemy S.A., w szczególności odnosi się to do wyłączeń odpowiedzialności tych podmiotów zgodnie z pkt 1.2.
1.1.3 Regulamin określa również zasady odpowiedzialności Zamawiającego, Organizatora i Wykonawców z tytułu korzystania z Systemu.
1.1.4 Warunkiem korzystania przez Wykonawców z Systemu jest łącznie:
a) poprawna rejestracja Wykonawcy zgodnie z pkt 1.4.3 - 1.4.5 Regulaminu,
b) akceptacja Regulaminu wymagana podczas pierwszego logowania Wykonawcy w Systemie oraz złożenie oświadczeń zgodnie z pkt 1.4.7 - 1.4.8 Regulaminu. W przypadku zmiany Regulaminu dalsze korzystanie z Systemu będzie możliwe po akceptacji uaktualnionego Regulaminu podczas kolejnego logowania;
c) spełnienie wymagań technicznych zgodnie z pkt 1.4.12 - 1.4.13 Regulaminu.
1.1.4 Wykonawca korzysta z Systemu za pośrednictwem upoważnionego przez Wykonawcę Użytkownika (Użytkowników), który powinien spełniać warunki wskazane w punktach 1.3. i 1.4. Jeżeli Wykonawca upoważnił kilku Użytkowników, każdy z nich może działać samodzielnie w imieniu Wykonawcy. Za działania lub zaniechania Użytkownika/Użytkowników, Wykonawca jest odpowiedzialny jak za własne działanie i zaniechanie. O ile nie zaznaczono wyraźnie inaczej oraz o ile kontekst na to pozwala, ilekroć jest mowa w Regulaminie o Użytkowniku odnosi się to do Wykonawcy, którego reprezentuje dany Użytkownik.
1.1.5 Zarejestrowany w Systemie Wykonawca oraz reprezentujący go Użytkownik ma prawo do korzystania z Systemu wyłącznie zgodnie z Regulaminem, w szczególności do pobierania i wprowadzania danych, drukowania raportów, pod warunkiem nienaruszania praw autorskich oraz praw własności przemysłowej do znaków należących do Spółek.
1.1.6 Żadna część Systemu nie może być w całości lub części kopiowana w celach komercyjnych lub innych, transmitowana elektronicznie lub w inny sposób modyfikowana, linkowana lub wykorzystana bez uprzedniej pisemnej zgody PGE Systemy oraz PGE Polska Grupa Energetyczna S.A.
1.1.7 Rejestracja w Systemie i korzystanie z Systemu jest bezpłatne.
1.1.8 System spełnia wszystkie wymogi wynikające z obowiązujących przepisów prawa w zakresie komunikacji w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
1.1.9 W odniesieniu do Spółek GK PGE Postępowania zakupowe oraz Analizy rynku prowadzone za pośrednictwem Systemu odbywać się będą zgodnie z zasadami wynikającymi z Procedury Ogólnej Zakupów GK PGE, ustawy Prawo zamówień publicznych oraz dokumentami zamówienia (SWZ, ogłoszenie o zamówieniu, RFI, itp.) dotyczącymi danego Postępowania zakupowego lub Analizy rynku dostępnymi w Systemie. W odniesieniu do Polskie Elektrownie Jądrowe sp. z o.o. Postępowania zakupowe oraz Analizy rynku prowadzone za pośrednictwem Systemu odbywać się będą zgodnie z zasadami wynikającymi z regulacji wewnętrznych Polskie Elektrownie Jądrowe sp. z o.o. dotyczących zakupów, ustawy Prawo zamówień publicznych oraz dokumentami zamówienia (SWZ, ogłoszenie o zamówieniu, RFI, itp.) dotyczącymi danego Postępowania zakupowego lub Analizy rynku dostępnymi w Systemie.
1.2 ODPOWIEDZIALNOŚĆ ORGANIZATORA/ZAMAWIAJĄCEGO
1.2.1 Zamawiający ani Organizator Postępowania w najszerszym dopuszczalnym przez prawo zakresie nie ponoszą odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody, wynikające z działania lub nieprawidłowości w działaniu Systemu, w stosunku do Wykonawców, biorących udział w Postępowaniach zakupowych lub Analizach rynku za pośrednictwem Systemu lub w inny sposób korzystających z Systemu. Wyłącza się odpowiedzialność Zamawiającego oraz Organizatora Postępowania za utracone korzyści.
1.2.2 Zamawiający ani Organizator Postępowania nie ponoszą odpowiedzialności za czynności wykonane przez Wykonawcę w ramach Systemu przy pomocy ważnego loginu oraz hasła przez osobę trzecią podającą się za Wykonawcę lub za Użytkownika upoważnionego przez Wykonawcę. Wykonawca odpowiada za działania takich osób jak za działania własne. Wykonawca ponosi wyłączną odpowiedzialność za działania lub zaniechania osób będących jego pracownikami lub współpracownikami, posługujących się hasłami dostępu przydzielonymi Użytkownikowi.
1.2.3 Zamawiający ani Organizator Postępowania nie ponoszą odpowiedzialności za problemy techniczne lub ograniczenia w sprzęcie Wykonawcy, który może mu ograniczać lub uniemożliwiać korzystanie z Systemu. Zamawiający ani Organizator Postępowania nie ponoszą odpowiedzialności za szkody powstałe w związku z niewłaściwym działaniem Systemu w sytuacjach, w których pojawiają się komunikaty błędu, braki informacji, defekty, opóźnienia podczas wykonywanej operacji lub podczas przekazu danych albo inne zakłócenia, które mogą być efektem awarii sprzętu komputerowego lub działania wirusa komputerowego. Zamawiający oraz Organizator Postępowania nie odpowiada za niedziałanie Systemu lub nieprawidłowe działanie Systemu, które jest następstwem okoliczności od nich niezależnych.
1.2.4 Zamawiający ani Organizator Postępowania nie ponoszą odpowiedzialności za problemy i ograniczenia związane z nieprawidłową transmisją danych. Odpowiedzialność za wszystkie ww. ograniczenia ponosi dostawca usługi transmisji danych. Wykonawca przyjmuje do wiadomości, że możliwość dostępu i korzystania z Systemu uzależniona jest od dostępności i jakości połączeń transmisji danych zapewnianych przez dostawców usług transmisji danych, z którego łącz korzysta Wykonawca.
1.2.5 Odpowiedzialność Zamawiającego oraz Organizatora jest ograniczona w szczególności w zakresie:
a) problemów i ograniczeń związanych z nieprawidłową lub złej jakości transmisją danych;
b) braku albo słabej dostępności połączenia;
c) problemów wynikających z niespełnienia minimalnych wymagań technicznych po stronie Wykonawcy opisanych w punkcie 1.4.12-1.4.13 Regulaminu.
1.2.6 Zamawiający oraz Organizator Postępowania nie ponoszą odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody powstałe w związku z korzystaniem przez Wykonawców z Systemu w sposób niezgodny z prawem, postanowieniami Regulaminu lub w sposób niezgodny z jego przeznaczeniem.
1.2.7 Zamawiający ani Organizator Postępowania nie ponoszą odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody wyrządzone osobom trzecim wskutek korzystania przez Wykonawców z kont uprawniających do dostępu do Systemu w sposób sprzeczny z przepisami prawa, dobrymi obyczajami a także postanowieniami niniejszego dokumentu.
1.2.8 Zamawiający ani Organizator Postępowania nie ponoszą odpowiedzialności za korzystanie przez Wykonawcę z Systemu w sposób sprzeczny z przepisami prawa, dobrymi obyczajami lub postanowieniami Regulaminu. W przypadku stwierdzenia, że Wykonawca korzysta z Systemu w sposób niezgodny z przepisami prawa, dobrymi obyczajami lub postanowieniami Regulaminu, Zamawiający lub Organizator może zablokować Wykonawcy czasowo lub na stałe dostęp do Systemu, ma również prawo podjąć wszelkie działania prowadzące do naprawienia poniesionej w związku z tym szkody.
1.2.9 Zamawiający ani Organizator nie ponoszą odpowiedzialności za działania lub zaniechania innych Wykonawców w Systemie.
1.2.10 Zamawiający ani Organizator nie ponoszą odpowiedzialności za formę i treść informacji zamieszczonych w Systemie przez Wykonawców, w szczególności w zakresie aktualności, dokładności, zupełności, szczegółowości oraz przydatności informacji.
1.2.11 W przypadku wszelkich materiałów i informacji, które zamieszczone są z naruszeniem postanowień niniejszego Regulaminu, Zamawiający oraz Organizator Postępowania zastrzega sobie prawo zablokowania lub usunięcia tych materiałów i informacji z Systemu.
1.2.12 Odpowiedzialność Zamawiającego oraz Organizatora Postępowania polega na należytym i sumiennym wykonywaniu nadzoru nad funkcjonowaniem Systemu, w tym nad przebiegiem Postępowań zakupowych lub Analiz rynku prowadzonych za pośrednictwem Systemu, zgodnie z zapisami pkt. 1.1.9 Regulaminu.
1.2.13 Organizator Postępowania oraz Zamawiający zastrzega sobie prawo w każdym czasie do modyfikacji Systemu oraz zmiany Regulaminu.
1.2.14 Wykonawca w każdej chwili ma dostęp do Regulaminu. W przypadku zmian w Regulaminie, System wymaga ponownej akceptacji Regulaminu.
1.3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ WYKONAWCY/ UŻYTKOWNIKA WYKONAWCY
1.3.1. Użytkownik, powinien posiadać stosowne pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy lub mieć prawo do reprezentowania Wykonawcy, w imieniu i na rzecz którego korzysta z Systemu. Za wszelkie działania i zaniechania Użytkownika Wykonawca odpowiada jak za swoje działania i zaniechania.
1.3.2. Wykonawca jest odpowiedzialny za niezwłoczne poinformowanie Administratora BW o konieczności zablokowania dostępu Użytkownika do Systemu w przypadku utraty, cofnięcia lub wypowiedzenia pełnomocnictwa lub prawa do reprezentowania Wykonawcy, zmiany pracy, zwolnienia z pracy lub innej postaci utraty przez danego Użytkownika, upoważnienia do korzystania z konta Wykonawcy w Systemie. Informacja powinna zostać przesłana na adres: oneplace.admin@marketplanet.pl.
1.3.3. Użytkownik zobowiązuje się do nieudostępniania swojego loginu i hasła osobom trzecim. Użytkownik oraz Wykonawca ponoszą pełną odpowiedzialność za ochronę tych danych przed dostępem niepowołanych osób trzecich.
1.3.4. Użytkownik za działania osób, które posługiwały się jego loginem oraz hasłem dostępu do Systemu, ponosi odpowiedzialność jak za własne działania.
1.3.5. Akceptując Regulamin Wykonawca oraz reprezentujący go Użytkownik zobowiązuje się korzystać z Systemu wyłącznie w celach bezpośrednio związanych z działalnością Wykonawcy, nie naruszając przy tym praw osób trzecich.
1.3.6. Przed przystąpieniem do korzystania z Systemu Wykonawca oraz reprezentujący Użytkownik jest zobowiązany do zapoznania się ze szczegółowymi instrukcjami korzystania z Systemu, dostępnymi w „Szczegółowa instrukcja korzystania z Systemu Zakupowego GK PGE dla Wykonawców” dostępnym w Systemie, w module „Baza wiedzy”, zakładce „Dokumenty”, folderze „ Poradniki dla użytkowników końcowych”.
1.3.7. Wszystkie załączane do Systemu dokumenty elektroniczne są sprawdzane m. in. oprogramowaniem antywirusowym w celu zabezpieczenia Zamawiającego oraz Organizatora przed otrzymaniem plików zainfekowanych lub uszkodzonych. W związku z tym zastrzega się, że Wykonawca w pełni odpowiada za poprawność załączanych plików w celu uniknięcia przekazywania plików uszkodzonych lub zainfekowanych pod rygorem niedopełnienia obowiązków Wykonawcy w zakresie dostarczenia wymaganych dokumentów.
1.3.8. Organizator oraz Zamawiający zastrzega, iż wszelkie próby: uzyskania dostępu do informacji zapisanych w Systemie, przełamania lub ominięcia zabezpieczeń elektronicznych lub informatycznych, zniszczenia, uszkodzenia, usunięcia lub zmiany danych zapisanych w Systemie oraz zakłócenia pracy Systemu, podejmowane przez osobę nieuprawnioną, będą ścigane na mocy prawa obowiązującego w Rzeczypospolitej Polskiej, w szczególności na mocy ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny.
1.3.9. Zakazane jest dostarczanie przez Wykonawców za pomocą Systemu treści o charakterze bezprawnym lub nieobyczajnym.
1.3.10. Wykonawca zobowiązuje się do niezamieszczania w Systemie jakichkolwiek informacji nieprawdziwych lub nierzetelnych, mających na celu wprowadzenie w błąd Organizatora oraz Zamawiającego, a także jakichkolwiek informacji niezwiązanych bezpośrednio z danym Postępowaniem zakupowym lub daną Analizą rynku.
1.3.11. Składając za pośrednictwem Systemu określone informacje lub dokumenty, Wykonawca oświadcza, że przysługują mu wszelkie niezbędne prawa, w tym majątkowe prawa autorskie oraz prawa własności przemysłowej do materiałów i znaków towarowych przekazanych Zamawiającemu oraz Organizatorowi za pośrednictwem Systemu, w celu udziału w danym Postępowaniu zakupowym lub Analizie rynku oraz że ich wykorzystanie w tym celu nie naruszy praw osób trzecich. W razie skierowania przez osobę trzecią roszczeń wobec Zamawiającego lub Organizatora, w związku z treścią lub formą materiałów przekazanych w Systemie przez Wykonawcę, Wykonawca zobowiązuje się niezwłocznie zwolnić Zamawiającego lub Organizatora z wszelkich zobowiązań z tego tytułu i wstąpić w ich miejsce do postępowania, a w braku takiej możliwości, Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia wszelkich szkód poniesionych przez Zamawiającego lub Organizatora z tego tytułu w pełnej wysokości.
1.3.12. Akceptując Regulamin, Wykonawca udziela Zamawiającemu oraz Organizatorowi (każdemu z osobna), z prawem do udzielania sublicencji na pozostałe Spółki, bezpłatnej, niewyłącznej, nieograniczonej terytorialnie licencji (z prawem do udzielania sublicencji na pozostałe Spółki), zezwalającej na wykorzystywanie jego nazwy (firmy), utworów oraz materiałów i znaków towarowych (zwanych dalej łącznie „utworami”) przekazanych za pośrednictwem Systemu, w zakresie niezbędnym do udziału danego Wykonawcy w Postępowaniu zakupowym lub Analizie rynku na następujących polach eksploatacji: w zakresie utrwalania i zwielokrotniania utworu - wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową, w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których dany utwór utrwalono - wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy oraz w zakresie rozpowszechniania utworu w sposób inny niż określony powyżej - publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym. Wykonawca również udziela Zamawiającemu oraz Organizatorowi bezpłatnej, niewyłącznej, nieograniczonej terytorialnie licencji (z prawem do udzielania sublicencji na pozostałe Spółki) na korzystanie z praw ochronnych na znaki towarowe Wykonawcy zawarte w dokumentach przekazanych za pośrednictwem Systemu w zakresie niezbędnym do udziału danego Wykonawcy w Postępowaniu zakupowym lub Analizie rynku. Licencje, o których mowa powyżej zostają udzielona na okres 5 lat, po upływie których licencje przekształca się w licencje na czas nieoznaczony z możliwością wypowiedzenia licencji z zachowaniem 10 letniego okresu wypowiedzenia.
1.3.13. Akceptując Regulamin, z zastrzeżeniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, o ile ma zastosowanie, Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji o charakterze poufnym (rozumianych jako wszelkie nieujawnione do wiadomości publicznej informacje i dokumenty zawierające informacje finansowe, techniczne, technologiczne, organizacyjne dotyczące Spółek) oraz wykorzystania informacji poufnych, które otrzymał od Zamawiającego lub Organizatora za pośrednictwem Systemu wyłącznie dla celów udziału w danym Postępowaniu zakupowym lub Analizie rynku oraz zobowiązuje się podjąć w stosunku do nich co najmniej takie środki ostrożności oraz takie same środki zabezpieczające, jak te podejmowane w stosunku do własnych informacji poufnych. Wykonawca odpowiada za zachowanie poufności, o której mowa powyżej, przez wszystkie osoby, którymi posługuje się w celu udziału danym w Postępowaniu zakupowym lub danej Analizie rynku.
1.4 SZCZEGÓŁOWE ZASADY KORZYSTANIA Z SYSTEMU
1.4.1 Akceptując Regulamin, z zastrzeżeniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, o ile ma zastosowanie, Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji o charakterze poufnym (rozumianych jako wszelkie nieujawnione do wiadomości publicznej informacje i dokumenty zawierające informacje finansowe, techniczne, technologiczne, organizacyjne dotyczące Spółek) oraz wykorzystania informacji poufnych, które otrzymał od Zamawiającego lub Organizatora za pośrednictwem Systemu wyłącznie dla celów udziału w danym Postępowaniu zakupowym lub Analizie rynku oraz zobowiązuje się podjąć w stosunku do nich co najmniej takie środki ostrożności oraz takie same środki zabezpieczające, jak te podejmowane w stosunku do własnych informacji poufnych. Wykonawca odpowiada za zachowanie poufności, o której mowa powyżej, przez wszystkie osoby, którymi posługuje się w celu udziału danym w Postępowaniu zakupowym lub danej Analizie rynku.
1.4.2 Wykonawca może rozpocząć procedurę rejestracji w Systemie poprzez stronę:
a) https://oneplace.marketplanet.pl - używając przycisku „załóż konto za darmo” albo,
b) https://swpp2.gkpge.pl - używając przycisku „Zarejestruj się przez OnePlace”, wypełniając Wniosek rejestracyjny.
1.4.3 W przypadku, stwierdzenia braku kompletności wypełnienia Wniosku rejestracyjnego lub braku zgodności danych z Wniosku rejestracyjnego z danymi Wykonawcy umieszczonymi, w zależności od rodzaju Wykonawcy, w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) albo Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), dostępnymi na stronach internetowych tych rejestrów, Wniosek rejestracyjny jest odrzucany. Wnioskujący Wykonawca otrzymuje informację o odrzuceniu Wniosku rejestracyjnego oraz o jego powodach. Wykonawca w takim przypadku może ponownie złożyć Wniosek rejestracyjny.
1.4.4 Jeśli w wyniku weryfikacji Wniosku rejestracyjnego zostanie stwierdzona kompletność wypełnienia Wniosku rejestracyjnego oraz zgodność danych z Wniosku rejestracyjnego z danymi Wykonawcy w KRS lub CEIDG, Wykonawca zostanie zarejestrowany w Systemie.
1.4.5 Wykonawca, który zostanie zarejestrowany w Systemie otrzymuje niezwłocznie informację o rejestracji w Systemie oraz login i hasło do Systemu.
1.4.6 W trakcie pierwszego logowania w Systemie, po rejestracji Wykonawcy w Systemie, Wykonawca jest zobowiązany złożyć wymagane oświadczenia, które zapisane są w Systemie oraz zaakceptować Regulamin. W przypadku braku wymaganej akceptacji Regulaminu (zaktualizowanego Regulaminu) lub złożenia oświadczeń zgodnie ze zdaniem poprzednim, Profil Wykonawcy zostanie zablokowany w Systemie. W takim wypadku Wykonawca nie będzie mógł uczestniczyć w Postępowaniach zakupowych lub Analizach rynku organizowanych za pośrednictwem Systemu do czasu zaakceptowania wyżej wskazanych zasad oraz złożenia oświadczeń z zastrzeżeniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.
1.4.7 Oświadczenia, o których mowa w pkt 1.4.6, które będą wymagane do złożenia przez Wykonawcę dotyczyć będą:
a) W odniesieniu do Postępowania zakupowego lub Analizy rynku prowadzonego przez Spółki GK PGE - akceptacji postanowień Kodeksu Postępowania dla Partnerów Biznesowych Spółek GK PGE oraz oświadczenia, że Wykonawca prowadzi działalność zgodnie z zapisami ww. regulacji i w przypadku realizacji Umowy zakupowej na rzecz Spółki GK PGE, będzie stosował tę regulację.
b) W odniesieniu do Postępowania zakupowego lub Analizy rynku prowadzonego przez Spółki GK PGE akceptacji postanowień Dobrych Praktyk Zakupowych GK PGE oraz oświadczenia, że Wykonawca prowadzi swoją działalność zgodnie z zapisami ww. regulacji i w przypadku realizacji Umowy zakupowej na rzecz Spółki GK PGE, będzie stosował tę regulację,
c) oświadczenia, że Wykonawca prowadzi biznes odpowiedzialny społecznie, w szczególności przestrzega przepisów dotyczących przeciwdziałaniu korupcji, przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu, przestrzega przepisów dotyczących: praw pracowniczych, zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, przeciwpożarowych, prawa ochrony konkurencji, w zakresie ochrony mienia oraz ochrony środowiska,
d) oświadczenia, że Wykonawca nie zalega z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne lub zawarł porozumienia z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu,
e) oświadczenia, że w stosunku do Wykonawca nie orzeczono zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne na podstawie ustawy z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary lub tytułem środka zapobiegawczego zakazu ubiegania się o zamówienia publiczne lub upłynął już określony w tym orzeczeniu (orzeczeniach) okres obowiązywania zakazu.
1.4.8 Złożenie oświadczeń, o których mowa w pkt 1.4.7 podczas rejestracji, jest obligatoryjne dla wszystkich rejestrujących się Wykonawców.
1.4.9 Rozpatrywanie wypełnionego prawidłowo Wniosku rejestracyjnego odbywa się w Dni robocze, w terminie do 24 godzin od momentu otrzymania przez Administratora BW kompletnie wypełnionego Wniosku rejestracyjnego.
1.4.10 Rejestracja nowego oddziału Wykonawcy odbywa się analogicznie jak dla Wykonawcy.
1.4.11 Wykonawca ma prawo wystąpić o zmianę danych Wykonawcy zawartych w Systemie. W celu zmiany danych w Systemie, Wykonawca ma obowiązek złożyć Wniosek aktualizacyjny za pośrednictwem stron wskazanych w pkt 1.4.2. Do aktualizacji danych Wykonawcy w Systemie stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące rejestracji Wykonawcy w Systemie.
1.4.12 Wymagania techniczne urządzeń informatycznych w celu korzystania z Systemu bez wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
a) Komputer klasy PC / Apple z dostępem do internetu i z zainstalowanym systemem operacyjnym Microsoft Windows 7 / Windows 8.1 / Windows 10 / Windows 11 / MacOs w wersji aktualnie wspieranej przez producenta systemu operacyjnego,
b) W przypadku komputera z systemem operacyjnym Microsoft Windows zainstalowana przeglądarka Mozilla Firefox lub Google Chrome w aktualnej wersji wspieranej przez producenta, pozwalające na przyjmowanie przez użytkownika sesyjnych plików cookie oraz obsługująca szyfrowanie w wersji TLS 1.2 lub nowszej.
W przypadku komputera Apple zainstalowana przeglądarka Safari w aktualnej wersji wspieranej przez producenta, pozwalająca na przyjmowanie przez użytkownika sesyjnych plików cookie oraz obsługująca szyfrowanie TLS 1.2 lub wyższej.
c) Podłączenie do Internetu: min. 512 Kb/s na komputer (zalecane szerokopasmowe łącze internetowe).
1.4.13 Wymagania techniczne urządzeń informatycznych w celu korzystania z Systemu z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
a) komputer klasy PC / Apple z dostępem do sieci Internet
b) zainstalowany System operacyjny:
• Microsoft Windows 7 / Windows 8.1 / Windows 10 / Windows 11 / MacOS - wersje aktualnie wspierane przez producenta systemu operacyjnego,
c) Przeglądarka internetowa:
• Mozilla Firefox w aktualnej wersji wspieranej przez producenta
• Google Chrome w aktualnej wersji wspieranej przez producenta
• Safari w aktualnej wersji wspieranej przez producenta
pozwalająca na przyjmowanie przez użytkownika sesyjnych plików cookie oraz obsługujących szyfrowanie TLS 1.2 lub wyższe;
d) Zainstalowane na komputerze środowisko uruchomieniowe Java w wersji minimum 8u202 lub nowsza. Dla systemów 32 bitowych wymagana Java 32 bit. Dla systemów 64 bitowych wymagana jest wersja zarówno 32 bit jak i 64 bit środowiska. Rekomendowana wersja JAVA 8u202. Możliwość działania w środowisku Java zarówno od firmy Oracle, jak i OpenJDK (preferowana wersja to OpenJDK).
e) Podłączenie do Internetu: min. 512 Kb/s na komputer (zalecane szerokopasmowe łącze internetowe).
f) Niezbędne oprogramowanie i urządzenia do składania podpisu:
g) w przypadku podpisu elektronicznego na nośniku fizycznym - podłączony lub wbudowany do komputera czytnik karty kryptograficznej wydanej przez wystawcę certyfikatu używanego przez Wykonawcę (karta obecna w czytniku podczas składania podpisu) lub ewentualnie urządzenie typu Smart Card Reader np. Omnikey (nośnik wpinany do portu USB);
h) w przypadku podpisu elektronicznego chmurowego – należy upewnić się, że certyfikat jest uwierzytelniony w sesji użytkownika w momencie składania podpisu (np. poprzez uruchomienie aplikacji dostarczonej przez wystawcę certyfikatu i wpisanie klucza prywatnego aktywującego certyfikat);
i) zainstalowane na stacji roboczej aktualne sterowniki do czytnika kart kryptograficznych (strony producentów, zainstalowane oprogramowanie dedykowane podpisowi) – w przypadku certyfikatu chmurowego, należy zainstalować komponenty zestawu dostarczonego wraz z podpisem np. dedykowaną aplikację Wystawcy;
j) certyfikat kwalifikowany zainstalowany na komputerze, na którym Wykonawca będzie się logował do konta w przypadku systemu Windows certyfikat musi być widoczny w magazynie logicznym certyfikatów systemu Windows o nazwie „Osobisty”;
k) w przypadku korzystania z przeglądarek Google Chrome lub Mozilla Firefox wymagana jest instalacja dedykowanego rozszerzenia Podpis elektroniczny Szafir SDK oraz dodatkowej aplikacji Szafir Host udostępniającej funkcje podpisu elektronicznego.
W celu zachowania należytej staranności, zaleca się przed przystąpieniem do złożenia oferty lub przed przystąpieniem do udziału w aukcji elektronicznej sprawdzenie poprawności konfiguracji podpisu na urządzeniu, na którym Wykonawca będzie składał ofertę lub brał udział w aukcji, w tym w zakresie konfiguracji kwalifikowanego podpisu elektronicznego na komputerze, na którym składane będą postąpienia w trakcie aukcji elektronicznej.
Więcej informacji dotyczących podpisu elektronicznego użytkownik może znaleźć w dokumencie Podpis elektroniczny – instrukcja na:
1.4.14 Załączane poprzez System pliki mogą być w formacie: xls, xlsx, doc, docx, pptx, pdf, xml, rar, zip, gif, jpg, dwg, tif, tiff, rtf, jpeg, bmp, txt, ath, kst, png, CAdES, XAdES, PAdES, ASiC-S, 7z, ppt.
1.4.15 Zamawiający ani Organizator nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne konsekwencje niestosowania się do powyższych zaleceń w przypadku korzystania z Systemu z zastosowaniem sprzętu oraz oprogramowania innych niż wyżej wymienione.
1.5 ELEKTRONICZNY FORMULARZ OFERTOWY
1.5.1 Zamawiający ani Organizator nie ponoszą odpowiedzialności za ewentualne konsekwencje niestosowania się do powyższych zaleceń w przypadku korzystania z Systemu z zastosowaniem sprzętu oraz oprogramowania innych niż wyżej wymienione.
1.5.2 Wykonawca w celu udziału w Postępowaniu zakupowym lub Analizie rynku wypełnia w Systemie elektroniczny formularz ofertowy (RFX) umożliwiający złożenie Ofert (wstępnych, ostatecznych, odpowiedzi na Analizę rynku) wraz z niezbędnymi dokumentami zgodnie z warunkami danego Postępowania zakupowego lub danej Analizy rynku, oraz zgodnie z warunkami Procedury lub ustawy Prawo zamówień publicznych (o ile ma zastosowanie).
1.5.3 Wykonawca ma możliwość dołączania w Systemie dokumentów oraz oświadczeń niezbędnych w ramach danego Postępowania zakupowego lub Analizy rynku, w tym jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, z zastrzeżeniem pkt 1.4.14 Regulaminu.
1.5.4 Ofertę można zapisać poprzez kliknięcie w przycisk „Zapisz”, co powoduje WYŁĄCZNIE zapisanie Oferty na koncie Wykonawcy (o czym poinformuje odpowiedni komunikat) i nie jest jednoznaczne ze złożeniem Oferty w Postępowaniu zakupowym lub Analizie rynku. Oferta zapisana nie będzie widoczna dla Organizatora oraz Zamawiającego. W polu „Oferta zapisana” w sekcji „Podsumowanie” zostaną uzupełnione pola: „Wartość brutto Oferty”, „Data (wraz z godziną)” oraz „autor (imię i nazwisko Użytkownika zapisującego Ofertę)”.
1.5.5 Złożenie Oferty w Systemie następuje poprzez wypełnienie formularza znajdującego się w Systemie, którego zawartość jest definiowana przez Organizatora Postępowania lub Zamawiającego w ramach danego Postępowania zakupowego lub Analizy rynku.
1.5.6 W celu złożenia Oferty (przesłania jej do Organizatora oraz Zamawiającego) należy po uzupełnieniu formularza i dodaniu wymaganych plików, kliknąć w przycisk „Złóż ofertę”. Z uwagi, iż wszelkie dokumenty załączane przez Wykonawcę do Oferty podlegają obowiązkowemu sprawdzeniu przez m.in. program antywirusowy Organizatora, Wykonawca powinien rozpocząć procedurę złożenia Oferty z odpowiednim wyprzedzeniem. Czas skanowania jest uzależniony od formatu pliku oraz ilości załączonych plików. Z zawartością złożonych Ofert w Systemie, Organizator oraz Zamawiający nie mogą zapoznać się przed upływem terminu, odpowiednio do ich złożenia lub otwarcia.
1.5.7 Ocena złożonych Ofert w Systemie jest dokonywana na podstawie kryteriów zdefiniowanych przez Organizatora lub Zamawiającego w ramach danego Postępowania zakupowego lub Analizy rynku.
1.5.8 Po dokonaniu oceny Ofert Organizator lub Zamawiający, o ile warunki danego Postępowania zakupowego lub Analizy rynku na to pozwalają, ma możliwość uruchomienia kolejnej rundy składania Ofert za pośrednictwem RFX lub utworzenia w Systemie aukcji elektronicznej lub zaproszenie Wykonawcy do negocjacji handlowych.
1.5.9 W czasie trwania Postępowania zakupowego lub Analizy rynku Organizator lub Zamawiający oraz Wykonawcy mają możliwość przesyłania informacji (dokumentów), zadawania pytań oraz udzielenia odpowiedzi dotyczących danego Postępowania zakupowego lub Analizy rynku bezpośrednio poprzez System. Pytanie zadane przez Wykonawcę trafi do osoby prowadzącej dane Postępowanie zakupowe lub Analizę rynku, po stronie Organizatora lub Zamawiającego, odpowiedzialnej w danym Postępowaniu zakupowym lub Analizie rynku za komunikację. Zasady zadawania pytań określa Procedura lub ustawa Prawo zamówień publicznych (o ile ma zastosowanie).
1.5.10 Szczegółowe instrukcje postępowania Wykonawcy, Organizatora oraz Zamawiającego oraz opis funkcji dostępnych przy korzystaniu z modułu RFX zawarte są w „Szczegółowa instrukcja korzystania z Systemu Zakupowego GK PGE dla Wykonawców” dostępnym w Systemie, w module „Baza wiedzy”, zakładce „Dokumenty”, folderze „ Poradniki dla użytkowników końcowych”.
1.5.11 Zasady dotyczące składania wniosków o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu zakupowym, w trybach Postępowań zakupowych, w których wnioski te są wymagane przed złożeniem Ofert, są analogiczne jak wyżej opisane zasady składania Ofert.
1.6 KWALIFIKOWANY PODPIS ELEKTRONICZNY
1.6.1 Zasady dotyczące składania wniosków o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu zakupowym, w trybach Postępowań zakupowych, w których wnioski te są wymagane przed złożeniem Ofert, są analogiczne jak wyżej opisane zasady składania Ofert.
1.6.2 System umożliwia składanie dokumentów opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
1.6.3 Organizator lub Zamawiający może wymagać złożenia Oferty/wniosku o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu zakupowym/dokumentu z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Każdorazowo w ramach Postępowania zakupowego lub Analizy rynku Organizator lub Zamawiający ustali formę złożenia dokumentów, o czym Wykonawca zostanie poinformowany w Systemie.
1.7 AUKCJA ELEKTRONICZNA
1.7.1 Zasady dotyczące składania wniosków o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu zakupowym, w trybach Postępowań zakupowych, w których wnioski te są wymagane przed złożeniem Ofert, są analogiczne jak wyżej opisane zasady składania Ofert.
1.7.2 Szczegółowe warunki przeprowadzenia aukcji elektronicznej określone zostaną przez Organizatora lub Zamawiającego w zaproszeniu do udziału w aukcji elektronicznej w danym Postępowaniu zakupowym zgodnie z Procedurą.
1.7.3 W celu uniknięcia jakichkolwiek problemów związanych z udziałem w aukcji elektronicznej zaleca się udział w zaplanowanej aukcji szkoleniowej celem zweryfikowania poprawność loginu i hasła Użytkownika, a także sposobu poruszania się po platformie aukcyjnej.
1.7.4 W zależności od konfiguracji aukcji elektronicznej złożenie Oferty może być uzależnione od jej podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
1.7.5 W przypadku awarii Systemu Organizator lub Zamawiający ma prawo wstrzymać aukcję elektroniczną, przy czym informuje o tym fakcie niezwłocznie wszystkich Wykonawców zaproszonych do udziału w aukcji elektronicznej.
1.7.6 W przypadku, kiedy z powodów technicznych podczas aukcji elektronicznej Wykonawca zgłasza brak połączenia z Systemem, Organizator lub Zamawiający (pod warunkiem przedstawienia potwierdzenia problemu np. zrzut ekranu potwierdzający brak połączenia) może przerwać aukcję elektroniczną i wyznaczyć inny termin jej przeprowadzenia, powiadamiając o tym fakcie Wykonawców. Wyniki niezakończonej i odwołanej aukcji elektronicznej zostają anulowane, z zastrzeżeniem Procedury lub ustawy - Prawo zamówień publicznych (o ile ma zastosowanie).
1.7.7 Po usunięciu awarii, o której mowa w pkt. 1.7.5 Organizator lub Zamawiający niezwłocznie informuje wszystkich Wykonawców zaproszonych do udziału w aukcji elektronicznej o terminie jej wznowienia lub przeprowadzenia nowej aukcji elektronicznej.
1.7.8 Szczegółowe instrukcje postępowania Wykonawcy, Organizatora oraz Zamawiającego oraz opis funkcji dostępnych przy korzystaniu z modułu aukcji elektronicznej zawarte są w „Szczegółowa instrukcja korzystania z Systemu Zakupowego GK PGE dla Wykonawców” dostępnym w Systemie, w module „Baza wiedzy”, zakładce „Dokumenty”, folderze „ Poradniki dla użytkowników końcowych”.
1.7.9 Wykonawca może otworzyć maksymalnie jedną instancję (konsoli aukcyjnej naraz. Próba składania Ofert z kilku otwartych konsol aukcyjnych może prowadzić do wystąpienia komplikacji w przebiegu aukcji elektronicznej.
1.7.10 W aukcji uczestniczy wyłącznie użytkownik Wykonawcy, który złożył ofertę w postepowaniu.
1.8 WSPARCIE TECHNICZNE DLA WYKONAWCÓW W ZAKRESIE SYSTEMU ZAKUPOWEGO GK PGE
1.8.1 Wsparcie techniczne dla Wykonawców w zakresie obsługi Systemu Zakupowego GK PGE jest dostępne poprzez Usługę Help Desk dla Wykonawców.
Dane kontaktowe Help Desk:
+48 22 576 87 87
Dostępność:
Help Desk Systemu Zakupowego GK PGE dostępny jest codziennie od poniedziałku do piątku w godzinach 08:00 - 16:00 (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy).
1.8.2 Konsultanci Help Desk świadczą wsparcie w zakresie technicznym m.in.:
1.8.3 Zgłoszenie na Help Desk powinno zawierać dane pozwalające na identyfikację problemu, którego dotyczy np.: numer Postępowania lub numer aukcji elektronicznej, opis problemu, zrzut ekranu potwierdzający problem, przedmiot oraz okoliczności ją uzasadniające.
1.9 REKLAMACJE
1.9.1 Reklamacja powinna zawierać dane pozwalające na identyfikację problemu, którego dotyczy np.: numer Postępowania lub numer aukcji elektronicznej, opis problemu, zrzut ekranu potwierdzający problem, przedmiot oraz okoliczności ją uzasadniające.
1.9.2 Reklamacja dotycząca zgłoszenia jest rozpatrywana w terminie do 14 dni, licząc od dnia jej wniesienia. Jeżeli reklamacja nie może być rozpatrzona w tym czasie, Wykonawca w tym terminie zostanie powiadamiany na piśmie lub za pomocą poczty elektronicznej o przyczynach opóźnienia i przewidywanym terminie rozpatrzenia reklamacji.
1.10 BADANIE SATYSFAKCJI
1.10.1 Grupa Kapitałowa PGE zastrzega sobie prawo do przeprowadzania badania satysfakcji za pomocą elektronicznych środków przekazu (mail, wiadomość tekstowa).
1.10.2 Badanie satysfakcji zostanie automatycznie zrealizowane po zakończeniu obsługi zgłoszenia.
1.10.3 Badanie satysfakcji ma na celu:
1.10.4 Udzielanie odpowiedzi w zakresie badania satysfakcji jest dobrowolne, a uzyskane wyniki z przeprowadzonego badania przechowywane będą przez okres 3 miesięcy od daty wypełnienia.
II WSPÓŁADMINISTROWANIE DANYMI OSOBOWYMI
2.1 REALIZACJA WSPÓŁADMINISTROWANIA DANYMI OSOBOWYMI WYKONAWCÓW
2.1.1 Spółki są Współadministratorami w odniesieniu do umieszczonych przez Wykonawców w Systemie Danych osobowych, zgromadzonych w dedykowanej Bazie Wykonawców w ramach i na potrzeby realizacji Postępowań zakupowych lub Analiz rynku. Niniejszy rozdział zawiera informacje o zasadniczej treści wspólnych uzgodnień Współadministratorów, w tym informacje o przetwarzaniu ww. Danych osobowych, przeznaczone dla (Potencjalnych) Wykonawców.
2.1.2 Zgodnie z art. 13, art. 26 i art. 28 RODO informujemy o tym, że wspólnie przetwarzamy Pani/Pana Dane osobowe.
2.1.3 Współadministratorami Pani/Pana Danych osobowych są:
2.1.4 Administrator Wykonawczy, Administrator Techniczny i pozostali Współadministratorzy wspólnie administrują Pani/Pana danymi osobowymi w następujących celach.
2.1.5 w celu zawarcia umowy, a następnie wspólnej realizacji usług na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
2.1.6. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być organy/instytucje państwowe, uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa, podmioty świadczące usługi na rzecz Współadministratorów, również te, którym Współadministratorzy powierzyli przetwarzanie danych, w szczególności dostawcy usług IT (PGE Systemy S.A.). Odbiorcami Pani/Pana danych mogą być również podmioty, z którymi Współadministratorzy współpracują m.in. w obszarze audytu, podatków, postępowań zakupowych i usług prawnych.
2.1.7 Planujemy przechowywać Pani/Pana dane przez okres 6 lat od końca roku w którym zakończyliśmy naszą współpracę, jednakże jeżeli Pani/Pana dane będą wykorzystywane w postępowaniach związanych z dochodzeniem lub obroną roszczeń czas ten zostanie wydłużony o okres prowadzenia tego postępowania.
2.1.8 Ma Pani/Pan prawo dostępu do swoich Danych osobowych, żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania swoich Danych osobowych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego.
2.1.9 Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne aby realizować działania związane z rejestracją Systemie i udziałem w postępowaniach zakupowych prowadzonych przez Spółki wskazane jako Współadministratorzy w pkt. 2.1.3 powyżej.
2.1.10 W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych informujemy również, że:
i. zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania danych osobowych;
ii. zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego;
iii. regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych służących zapewnieniu bezpieczeństwa przetwarzania;
iv. w miarę potrzeb i możliwości Administrator Wykonawczy oraz Współadministratorzy zobowiązują się do stosowania, tam gdzie ryzyko tego wymaga pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych.
2.1.11 Administrator Wykonawczy i Współadministratorzy mogą powierzyć przetwarzanie danych osobowych podmiotowi przetwarzającemu przy zachowaniu wymogów wynikających z RODO, a w szczególności wymogów z art. 28 RODO.
2.1.12 We wszelkich sprawach dotyczących ochrony Pani/Pana danych osobowych można kontaktować się pod adresem: odo_swpp.pgesystemy@gkpge.pl
2.1.13 Sprawy będzie rozpatrywał Współadministrator, który wprowadził Pani/Pana dane do bazy Wykonawców.
2.2 REALIZACJA WSPÓŁADMINISTROWANIA DANYMI OSOBOWYMI OSÓB KONTAKTOWYCH WSKAZANYCH PRZEZ WYKONAWCÓW
2.2.1. Spółki są Współadministratorami w odniesieniu do umieszczonych przez Wykonawców w Systemie Danych osobowych, zgromadzonych w dedykowanej Bazie Wykonawców w ramach i na potrzeby realizacji Postępowań zakupowych lub Analiz rynku. Niniejszy rozdział zawiera informacje o zasadniczej treści wspólnych uzgodnień Współadministratorów, w tym informacje o przetwarzaniu Danych osobowych, przeznaczone dla (Potencjalnych) Wykonawców.
2.2.2. Zgodnie z art. 14, art. 26 i art. 28 RODO informujemy o tym, że wspólnie przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe.
2.2.3. Współadministratorami Pani/Pana danych osobowych są:
2.2.4 Administrator Wykonawczy, Administrator Techniczny i pozostali Współadministratorzy wspólnie administrują Pani/Pana danymi osobowymi w następujących celach.
2.2.5 Pani/Pana dane otrzymaliśmy od Pani/Pana pracodawcy lub zleceniodawcy.
2.2.6 Dane jakie przetwarzamy to: imię, nazwisko, stanowisko, telefon kontaktowy, adres e-mail.
2.2.7 Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być organy/instytucje państwowe, uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa, podmioty świadczące usługi na rzecz Współadministratorów, również te, którym Współadministratorzy powierzyli przetwarzanie danych, w szczególności dostawcy usług IT (PGE Systemy S.A.). Odbiorcami Pani/Pana danych mogą być również podmioty, z którymi Współadministratorzy współpracują m.in. w obszarze audytu, podatków, postępowań zakupowych i usług prawnych.
2.2.8 Planujemy przechowywać Pani/Pana dane przez okres 6 lat od końca roku w którym zakończyliśmy naszą współpracę, jednakże jeżeli Pani/Pana dane będą wykorzystywane w postępowaniach związanych z dochodzeniem lub obroną roszczeń czas ten zostanie wydłużony o okres prowadzenia tego postepowania.
2.2.9 Ma Pani/Pan prawo dostępu do swoich Danych osobowych, żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania swoich Danych osobowych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego
2.2.10 Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne aby realizować działania związane z rejestracją Systemie i udziałem w postępowaniach zakupowych prowadzonych przez Spółki wskazane jako Współadministratorzy w pkt. 2.2.3 powyżej.
2.2.11 W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych informujemy również, że:
i. zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania danych osobowych;
ii. zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego;
iii. regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych służących zapewnieniu bezpieczeństwa przetwarzania;
iv. w miarę potrzeb i możliwości Administrator Wykonawczy oraz Współadministratorzy zobowiązują się do stosowania, tam gdzie ryzyko tego wymaga pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych.
2.2.12 Administrator Wykonawczy i Współadministratorzy mogą powierzyć przetwarzanie danych osobowych podmiotowi przetwarzającemu przy zachowaniu wymogów wynikających z RODO, a w szczególności wymogów z art. 28 RODO.
2.2.13 We wszelkich sprawach dotyczących ochrony Pani/Pana danych osobowych można kontaktować się pod adresem: odo_swpp.pgesystemy@gkpge.pl
2.2.14 Sprawy będzie rozpatrywał Współadministrator, który wprowadził Pani/Pana dane do bazy Wykonawców.
2.3 POSTANOWIENIA KOŃCOWE
2.1.1 Regulamin staje się wiążący dla Wykonawcy z chwilą jego akceptacji w Systemie podczas logowania. W przypadku wprowadzenia zmiany w treści Regulaminu akceptacja ma miejsce podczas kolejnego logowania do Systemu. Brak akceptacji Regulaminu lub zmiany Regulaminu jest jednoznaczny z rezygnacją z korzystania z Systemu.
2.1.2 W sprawach nieuregulowanych niniejszymi Regulaminem znajdują zastosowanie odpowiednie przepisy prawa polskiego, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy Prawo zamówień publicznych oraz przepisów wykonawczych wydanych na ich podstawie.
2.1.3 Wszelkie spory, jakie mogą się pojawić w związku z korzystaniem Systemu poddane zostaną pod rozstrzygnięcie polskiego sądu powszechnego właściwego według siedziby PGE Polska Grupa Energetyczna S.A.
2.1.4 Niniejsza wersja regulaminu obowiązuje od 30 listopada 2023 r. PGE zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu.
English version below:
REGULATIONS OF THE PURCHASING SYSTEM OF THE PGE CAPITAL GROUP
Effective from: 30/11/2023
DEFINITIONS
1.1 Contractor Database Administrator (Administrator) - a person or group of persons responsible for administering the contractor database in the System.
1.2 Market sounding - a process aimed at obtaining information for the preparation of a future Procurement Procedure; may be conducted in the form of a Technical Dialogue or a Request for Information (RFI).
1.3 Contractor Database - a System module containing a list of Contractors registered in the System, including contact details, qualifications and evaluations of the Contractor, assignment to the Purchase Category and other data.
1.4 Criminal Data - data on convictions and violations of the law and related criminal and preventive measures provided for by law.
1.5 Personal data - information about an identified or identifiable natural person, in particular on the basis of information such as first and last name, identification number.
1.6 Special Category Data - data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or world-view beliefs, trade union membership, genetic data, biometric data processed in order to uniquely identify a natural person or data concerning health, sexuality or sexual orientation.
1.7 PGE Group - PGE and entities towards which PGE has the status of a parent company within the meaning of art. 4 § 1 point 4 of the Polish Commercial Companies Code.
1.8 Data Protection Officer - a person appointed by the Company as the Data Protection Officer within the meaning of art. 37 GDPR or Data Protection Specialist or another person appointed at the Company to ensure the compliance of the Company's operations with Data Protection.
1.9 Purchase category - an industry group within the scope of purchases of supplies, services and construction works, for which expenditure is analysed and strategic goals are formulated to ensure the maximisation of effects for the Awarding Entity, divided into sub-categories.
1.10 Marketplanet OnePlace (OnePlace) - available via the https electronic protocol, at the Internet address https://OnePlace.marketplanet.pl; a collection of online business services and applications administered and to which Otwarty Rynek Elektroniczny Marketplanet S.A. has rights.
1.11 Bid - a declaration of will to execute an agreement submitted by the Contractor to the Awarding Entity in response to an invitation to submit Bids.
1.12 Organiser of the Procedure - a company that prepares and conducts a procurement procedure for the award of a joint procurement or prepares and conducts a procurement procedure on behalf of and for the benefit of the Awarding Entity.
1.13 PGE – PGE Polska Grupa Energetyczna S.A.
1.14 PEJ sp. z o.o. - Polskie Elektrownie Jądrowe sp. z o.o. having its registered office in Warsaw (or another name under which this entity will operate), entered into the register of companies of the National Court Register under KRS number 0000347416, NIP: 701-021-82-99, REGON: 142242032.
1.15 PGE Systemy - a PGE Group company, the purpose of which is to provide ICT services and supplies to other PGE Group companies, the owner of PGE Group’s System and entity responsible for the technical operation of the System.
1.16 Procurement Procedure - a process aimed at selecting a Contractor for the performance of supplies, services or construction works carried out on the basis of the Procedure or the Public Procurement Law or the Civil Code.
1.17 Procedure – PGE Group’s General Procurement Procedure and internal procurement regulations in force at PEJ sp. z o.o.
1.18 PGE Group’s General Procurement Procedure - a Management System document setting out the rules applicable in PGE Group’s procurement area, setting out PGE Group’s standards in planning and purchasing process.
1.19 Regulations - this document.
1.20 RFX - electronic bid form, application for admission to participate in a Procurement Procedure generated in connection with a Procurement Procedure or electronic Market Sounding, form generated without relation to the Procurement Procedure.
1.21 General Data Protection Regulation (GDPR) - Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (GDPR).
1.22 PGE Group Company - commercial law entity / entities belonging to PGE Group.
1.23 Company – a PGE Group company and PEJ sp. z o.o.
1.24 System - an IT tool supporting the process of planning and carrying out Procurement Procedures for PGE Group Companies.
1.25 User - a person representing the Contractor in accordance with his power of attorney, who has a login and password allowing access to System functionalities.
1.26 Registration application - a form on which the Contractor enters its company's data in order to become registered in the Contractor Database.
1.27 Co-Controllers - Companies that jointly establish the purposes and methods of processing Personal Data in the System.
1.28 Contractor - a natural person, legal person or an organisational unit without legal personality that applies for a purchase, submits a Bid or signs a procurement agreement with a Company.
1.29 Awarding Entity - a company for the needs of which the procurement is made, and in the case of joint procurement - Companies participating in a procurement procedure covered by the joint procurement. In the case of Procurement Procedures conducted on behalf of and for a given Company or in the case of Joint Procurement, all references to the concept of the Awarding Entity in the Procedure refer to the Organiser of the Procurement Procedure.
I REGULATIONS FOR USING THE SYSTEM
1.1 SUBJECT OF REGULATION
1.1.1 This document is addressed to Contractors and defines the rules and procedure for using the System by Contractors, including rules for submitting Bids and other documents in Procurement Procedures and Market Soundings conducted through the System.
1.1.2 The system is available at https://swpp2.gkpge.pl. The entity responsible for the operation of the System, with the exception of technical issues, is PGE Polska Grupa Energetyczna S.A., having its registered office in Lublin, 20-718 Lublin, at Aleja Kraśnicka 27, entered into the register of companies of the National Court Register kept by the District Court for the city of Lublin based in Świdnik, 6th Commercial Division of the National Court Register under KRS number: 0000059307, NIP: 526-025-05-41. The entity responsible for the operation of the System from a technical perspective is PGE Systemy S.A., at Sienna 75, NIP: 526-253-31-54, REGON: 017278446, KRS: 0000007353. Whenever the Regulations refer to the Organiser, this also applies to PGE Polska Grupa Energetyczna S.A. and PGE Systemy S.A., in particular the exclusions of liability for these entities in accordance with point 1.2.
1.1.3 The Regulations also define the rules of liability for the Awarding Entity, Organiser and Contractors for using the System.
1.1.4 The conditions for Contractors to use the System are, jointly:
a) correct registration of the Contractor in accordance with points 1.4.3 - 1.4.5 of the Regulations,
b) acceptance of the Regulations required during the Contractor's first login to the System and submission of declarations in accordance with points 1.4.7 - 1.4.8 of the Regulations. In the event of a change in the Regulations, further use of the System will be possible after accepting the updated Regulations during the next login;
c) compliance with the technical requirements in accordance with points 1.4.12 - 1.4.13 of the Regulations.
1.1.4 The Contractor uses the System through a User (Users) authorised by the Contractor, who should meet the conditions specified in points 1.3 and 1.4. If the Contractor has authorised several Users, each of them may act independently on behalf of the Contractor. For the actions or omissions of the User/Users, the Contractor is responsible as for its own actions and omission. Unless explicitly stated otherwise and as far as the context allows, whenever a User is mentioned in the Regulations, it refers to the Contractor represented by the given User.
1.1.5 A Contractor registered in the System and the User representing the Contractor have the right to use the System only in accordance with the Regulations, in particular to download and enter data, print reports, provided that copyright and industrial property rights to the trademarks belonging to the Companies are not infringed.
1.1.6 No part of the System may be copied in whole or in part for commercial or other purposes, transmitted electronically or otherwise modified, linked or used without the prior written consent of PGE Systemy and PGE Polska Grupa Energetyczna S.A.
1.1.7 System registration and use are free of charge.
1.1.8 The system meets all the requirements resulting from the applicable legal regulations in the field of communication in public procurement procedures.
1.1.9 With regard to PGE Group companies, procurement procedures and market soundings will be conducted in the System in accordance with rules resulting from PGE Group’s General Procurement Procedure, Public Procurement Law and procurement documents (terms of reference, contract notice, RFI, etc.) relating to a given Procurement Procedure or Market Sounding available in the System. With regard to PEJ sp. z o.o., procurement procedures and market soundings will be conducted in the System accordance with rules resulting from PEJ sp. z o.o. internal regulations regarding purchases, Public Procurement Law and procurement documents (terms of reference, contract notice, RFI, etc.) relating to a given Procurement Procedure or Market Sounding available in the System.
1.2 LIABILITY OF THE ORGANISER / AWARDING ENTITY
1.2.1 The Awarding Entity and the Organiser of the Procurement Procedure, to the fullest extent permitted by law, will not be liable for any damages resulting from the operation or irregularities in the operation of the System in relation to Contractors participating in Procurement Procedures or Market Soundings through the System or otherwise using the System. The responsibility of the Awarding Entity and the Organiser of the Procurement Procedure for lost profits is excluded.
1.2.2 The Awarding Entity and the Organiser of the Procurement Procedure will not be liable for actions taken by the Contractor within the System with a valid login and password by a third party claiming to be the Contractor or for a User authorised by the Contractor. The Contractor is responsible for the actions of such persons as for its own actions. The Contractor is solely responsible for the actions or omissions of persons who are his employees or associates, using the access passwords assigned to the User.
1.2.3 The Awarding Entity and the Organiser of the Procurement Procedure are not responsible for technical problems or limitations in the Contractor's equipment that may limit or prevent the use of the System. The Awarding Entity and the Organiser of the Procurement Procedure will not be liable for damages resulting from the improper operation of the System in situations where error messages, missing information, defects, delays during the operation or data transfer or other disruptions that may result from a failure of computer equipment appear or the activity of a computer virus. The Awarding Entity and the Organiser of the Procurement Procedure are not responsible for the failure of the System or the malfunctioning of the System as a result of circumstances beyond their control.
1.2.4 The Awarding Entity and the Organiser of the Procurement Procedure are not responsible for problems and limitations related to incorrect data transmission. Responsibility for all the above limitations is borne by the data transmission provider. The Contractor acknowledges that the ability to access and use the System depends on the availability and quality of data transmission connections provided by the data transmission service providers used by the Contractor.
1.2.5 The liability of the Awarding Entity and the Organiser is limited in particular in the scope of:
a) problems and limitations related to incorrect or poor-quality data transmission;
b) no or poor connection availability;
c) problems resulting from the Contractor's failure to meet the minimum technical requirements described in sections 1.4.12-1.4.13.
1.2.6 The Awarding Entity and the Organiser of the Procurement Procedure will not be liable for any damages resulting from the Contractors' use of the System in a manner inconsistent with the law, the provisions of the Regulations or in a manner inconsistent with its intended purpose.
1.2.7 The Awarding Entity and the Organiser of the Procurement Procedure will not be liable for any damage caused to third parties as a result of the Contractors' use of accounts authorising them to access the System in a manner inconsistent with the law, good practice and the provisions of this document.
1.2.8 The Awarding Entity and the Organiser of the Procurement Procedure will not be liable for the Contractor's use of the System in a manner inconsistent with the provisions of law, good practice or the provisions of the Regulations. If it is found that the Contractor uses the System in a manner inconsistent with the law, good practice or the provisions of the Regulations, the Awarding Entity or the Organiser may temporarily or permanently block the Contractor's access to the System and have the right to take all actions leading to remedying the associated damages.
1.2.9 The Awarding Entity and the Organiser are not responsible for the actions or omissions of Contractors in the System.
1.2.10 The Awarding Entity and the Organiser are not responsible for the form and content of information posted in the System by Contractors, in particular in terms of timeliness, accuracy, completeness, detail and usefulness of the information.
1.2.11 If any materials and information are posted in violation of the provisions of these Regulations, the Awarding Entity and the Organiser of the Procurement Procedure reserve the right to block or remove these materials and information from the System.
1.2.12 The responsibility of the Awarding Entity and the Organiser of the Procurement Procedure consists in the proper and diligent supervision over the functioning of the System, including in the course of Procurement Procedures or Market Soundings conducted via the System, in accordance with the provisions of point 1.1.9.
1.2.13 The Organiser of the Procurement Procedure and the Awarding Entity reserve the right to modify the System and amend the Regulations at any time.
1.2.14 The Contractor has access to the Regulations at any time. In the event of changes to the Regulations, the System requires re-acceptance of the Regulations.
1.3. CONTRACTOR / USER CONTRACTOR RESPONSIBILITY
1.3.1. The User should have an appropriate power of attorney to represent the Contractor or be entitled to represent the Contractor on whose behalf he uses the System. The Contractor is responsible for all actions and omissions of the User as for its own actions and omissions.
1.3.2. The Contractor is responsible for immediately informing the Administrator about the need to block a User's access to the System in the event of loss, withdrawal or termination of the power of attorney or the right to represent the Contractor, change of job, dismissal or any other form of loss by the User of the authorisation to use the Contractor's account in the System. The information should be sent to the following address: oneplace.admin@marketplanet.pl.
1.3.3. The User undertakes not to disclose his login and password to third parties. The User and the Contractor are fully responsible for the protection of this data against access by unauthorised third parties.
1.3.4. The User is responsible for the actions of persons who used his login and password to access the System as for his own actions.
1.3.5. By accepting the Regulations, the Contractor and the User representing the Contractor undertake to use the System only for purposes directly related to the Contractor's activities, without infringing the rights of third parties.
1.3.6. Before using the System, the Contractor and the User representing the Contractor are required to read the detailed instructions for using the System available in the "Suppliers User's Instruction" available in the System, in the "Knowledge Base” module, “Documents” tab, “Information for Contractors” folder.
1.3.7. All electronic documents uploaded to the System are checked with anti-virus software in order to protect the Awarding Entity and the Organiser against receiving infected or damaged files. The Contractor is therefore fully responsible for the correctness of the attached files in order to avoid the transfer of damaged or infected files under pain of failure to fulfil the Contractor's obligations to submit the required documents.
1.3.8. The Organiser and the Awarding Entity stipulate that any attempts to: gain access to information stored in the System, break or bypass electronic or IT security, destroy, damage, delete or change data stored in the System, and any disruptions to the System, undertaken by an unauthorised person, will be prosecuted under the law in force in the Republic of Poland, in particular under the Act of 6 June 1997 - Penal Code.
1.3.9. It is prohibited for Contractors to provide illegal or indecent content via the System.
1.3.10. The Contractor undertakes not to include in the System any untrue or unreliable information intended to mislead the Organiser and the Awarding Entity, as well as any information not directly related to a given Procurement Procedure or Market Sounding.
1.3.11. By submitting specific information or documents via the System, the Contractor declares that it has all the necessary rights, including proprietary copyrights and industrial property rights to materials and trademarks provided to the Awarding Entity and the Organiser via the System in order to participate in a given Procurement Procedure or Market Sounding and that their use for this purpose will not infringe the rights of third parties. In the event that a third party submits claims against the Awarding Entity or the Organiser in connection with the content or form of materials provided in the System by the Contractor, the Contractor undertakes to immediately release the Awarding Entity or the Organiser from any obligations in this respect and to replace them in the proceedings, failing which the Contractor is obliged to cover all damages incurred by the Awarding Entity or the Organiser in this respect in full.
1.3.12. By accepting the Regulations, the Contractor grants the Awarding Entity and the Organiser (each separately) the right to further award a free, non-exclusive, territorially unlimited sub-license (with the right to award sub-licenses to other Companies), allowing the use of its (company) name, works, materials and trademarks (hereinafter jointly referred to as "works") provided via the System, to the extent necessary for the participation of a given Contractor in the Procurement Procedure or Market Sounding in the following fields of use: in the field of recording and reproducing the work - producing copies of the work using a specific technique, including printing, reprographic, magnetic recording and digital technology, in terms of trading in the original or copies on which a given work has been recorded - marketing, lending or renting the original or copies and in terms of disseminating the work in a manner other than specified above - public complete performance, exhibition, display, reproduction, broadcasting and rebroadcasting, as well as making the work available to the public in such a way that everyone can have access to it in a place and time chosen by them. The Contractor also grants the Awarding Entity and the Organiser a free, non-exclusive, unlimited territorially license (with the right to sub-license to other Companies) to use protection rights for the Contractor's trademarks contained in documents provided via the System to the extent necessary for the participation of a given Contractor in the Procurement Procedure or Market Sounding. The licenses referred to above are granted for a period of 5 years, after which the licenses are converted into licenses for an indefinite period with the possibility of terminating the license with a 10-year notice period.
1.3.13. By accepting the Regulations, subject to the provisions of the Public Procurement Law, if applicable, the Contractor undertakes to keep confidential information (understood as any undisclosed information and documents containing financial, technical, technological and organisational information regarding the Companies) in secret and to use confidential information received from the Awarding Entity or the Organiser via the System solely for the purpose of participating in a given Procurement Procedure or Market Sounding, and undertakes to take at least the same precautionary and security measures as those taken in relation to own confidential information. The Contractor is responsible for the confidentiality referred to above by all persons who are involved in the Contractor’s participation in a Procurement Procedure or Market Sounding.
1.4 DETAILED RULES FOR USING THE SYSTEM
1.4.1 By accepting the Regulations, subject to the provisions of the Public Procurement Law, if applicable, the Contractor undertakes to keep confidential information (understood as any undisclosed information and documents containing financial, technical, technological and organisational information concerning Companies) and the use of confidential information received from the Awarding Entity or the Organiser via the System solely for the purpose of participating in a given Procurement Procedure or Market Sounding and undertakes to take at least the same precautionary and security measures as those taken in in relation to its own confidential information. The Contractor is responsible for the confidentiality referred to above by all persons who are involved in the Contractor’s participation in a given Procurement Procedure or Market Sounding.
1.4.2 The Contractor may start the registration procedure in the System via the website:
a) https://oneplace.marketplanet.pl - using the button "create an account for free" or,
b) https://swpp2.gkpge.pl - by using the "Register via OnePlace" button, completing the Registration Application.
1.4.3 In the event that the Registration Application is incomplete or data from the Registration Application is incompatible with the Contractor's data, placed, depending on the type of the Contractor, in the National Court Register (KRS) or the Central Register and Information on Economic Activity (CEIDG), available on the websites of these registers, the registration application is rejected. The Contractor receives information about its Registration Application being rejected and the reasons for this. In such a case, the Contractor may re-submit the Registration Application.
1.4.4 If, as a result of verification of the Registration Application, the completeness of the Registration Application and compliance of the data from the Registration Application with the Contractor’s data in the KRS or CEIDG are confirmed, the Contractor will be registered in the System.
1.4.5 A Contractor registered in the System will immediately receive information about registration in the System as well as the System login and password.
1.4.6 During the first login to the System, after the Contractor’s registration in the System, the Contractor is required to submit the necessary statements, which are saved in the System, and accept the Regulations. In the absence of the required acceptance of the Regulations (updated Regulations) or submission of statements in accordance with the previous sentence, the Contractor's Profile will be blocked in the System. In such a case, the Contractor will not be able to participate in Procurement Procedures or Market Soundings organised via the System until the above-mentioned principles are accepted and the statements are submitted, subject to the provisions of the Public Procurement Law.
1.4.7 The statements referred to in point 1.4.6, which will need to be submitted by the Contractor, will relate to:
a) With regard to a Procurement Procedure or Market Sounding conducted by PGE Group Companies - acceptance of the provisions of the Code of Conduct for Business Partners of PGE Group Companies and a declaration stating that the Contractor conducts business in accordance with the provisions of the above-mentioned of regulations and that the Contractor will apply these regulations in the course of performing the Purchase Agreement for PGE Group,
b) With regard to the Procurement Procedure or Market Sounding conducted by PGE Group companies - acceptance of the provisions of PGE Group’s Good Procurement Practices and a declaration stating that the Contractor conducts its activities in accordance with the provisions of the above-mentioned regulations and that the Contractor will apply these regulations in the course of performing the Purchase Agreement for PGE Group,
c) a statement that the Contractor runs a socially responsible business, in particular complies with regulations on counteracting corruption, money laundering and combating the financing of terrorism, complies with the provisions on: employee rights, occupational health and safety, fire protection, competition law, property protection and environmental protection,
d) a statement that the Contractor is not in arrears with the payment of taxes, fees or social security or health insurance contributions or has entered into agreements with the competent authority on the repayment of these debts together with any interest or fines, in particular that the Contractor has obtained an exemption, deferral or payment into instalments provided for by law for overdue payments or suspension of the entire decision of the competent authority,
e) a statement that the Contractor has not been banned from applying for public contracts pursuant to the Act of 28 October 2002 on the liability of collective entities for acts prohibited under penalty or as a precautionary measure prohibiting the application for public contracts or that the period of the prohibition specified in the ruling(s) has already expired.
1.4.8. Submitting the statements referred to in point 1.4.7 during registration is obligatory for all registering Contractors.
1.4.9 The examination of a correctly completed Registration Application takes place on Business Days, within 24 hours from the moment the Administrator receives a complete Registration Application.
1.4.10 The registration of a new branch of the Contractor is done in the same way as for the Contractor.
1.4.11 The Contractor has the right to apply for a change of the Contractor's data contained in the System. In order to change the data in the System, the Contractor is required to submit an Update Application via the pages indicated in point 1.4.2. Provisions on the Contractor’s registration in the System will apply accordingly to updating the Contractor's data in the System.
1.4.12 Technical requirements for IT devices in order to use the System without the use of a qualified electronic signature:
a) PC / Apple computer with access to internet
b) Installed operating system:
• Windows 7 / Windows 8.1 / Windows 10 / Windows 11 / MacOS in a version supported by the manufacturer
c) Web browser:
• Mozilla Firefox in a version supported by the manufacturer.
• Google Chrome in a version supported by the manufacturer
• Safari in a version supported by the manufacturer
that allows to use session cookie files and supports TLS 1.2 or higher encryption;
d) Internet connection: min. 512 Kbps per computer (recommended broadband internet connection);
1.4.13 Minimal hardware and software requirements for using an electronic signature on SWPP2 platform:
a) A PC / Apple computer with access to internet
b) Installed operating system:
• Windows 7 / Windows 8.1 / Windows 10 / Windows 11 / MacOS in a version supported by the manufacturer
c) Web browser:
• Mozilla Firefox in a version supported by the manufacturer.
• Google Chrome in a version supported by the manufacturer
• Safari in a version supported by the manufacturer
that allows to use session cookie files and supports TLS 1.2 or higher encryption;
d) Java runtime environment version 8u202 or newer installed on the computer. For 32 bit operating system, 32 bit Java Runtime Environment required. For 64 bit operating system, both 32 bit and 64 bit Java Runtime Environment required. Recommended version Java 8u202. Using both Oracle Java and AdoptOpenJDK is possible (AdoptOpenJDK preferred).
e) Internet connection: min. 512 Kbps per computer (recommended broadband internet connection);
f) Essential software and hardware used in signing the electronic signature:
g) In the case of electronic signature on a physical medium - A cryptographic card reader connected or embedded in the computer issued by the issuer of the certificate used by the Contractor (the card present in the reader when the signature is made), or a Smart Card Reader / Omnikey device;
h) in the case of cloud-based electronic signature – make sure the certificate is authenticated in the user’s session at the time of signing (e.g. by launching the application supplied by the signature’s issuer and entering the private key activating the certificate);
j) Installed on the workstation current drivers for the cryptographic card reader (manufacturer websites, software installed dedicated to the signature). For cloud-based signature, software supplied with the signature installed;
k) A qualified certificate installed on a computer on which the Contractor will log into the account (for Windows operating system, the certificate must be visible in the Windows Certificate logical store named "Personal").
l) For Google Chrome and Mozilla Firefox browsers, installed a dedicated extension „Podpis elektroniczny Szafir SDK” and installed „Szafir Host” application.
Before attempting to place the tender or take part in electronic auction making use of electronic signatures, it is adviced to check the configuration of electronic signature on the device that will be used to place the tender or take part in electronic auction.
More information pertaining to electronic signature can be found in a document titled „Electronic Signature - Instruction” on:
1.4.14 Files uploaded to the System may be in the following formats: xls, xlsx, doc, docx, pptx, pdf, xml, rar, zip, gif, jpg, dwg, tif, tiff, rtf, jpeg, bmp, txt, ath, kst , png, CAdES, XAdES, PAdES, ASiC-S, 7z, ppt.
1.4.15 The Awarding Entity and the Organiser are not responsible for any consequences of non-compliance with the above recommendations when using the System with hardware and software other than those mentioned above.
1.5 ELECTRONIC BID FORM
1.5.1 The Awarding Entity and the Organiser are not responsible for the possible consequences of non-compliance with the above recommendations when using the System with hardware and software other than the above-mentioned.
1.5.2 In order to participate in a Procurement Procedure or Market Sounding, the Contractor fills in an electronic bid form (RFX) in the System that enables the submission of Bids (initial, final, responses to Market Sounding) along with the necessary documents in accordance with the terms of a given Procurement Procedure or Market Sounding, and in accordance with the terms of the Procedure or the Public Procurement Law (if applicable).
1.5.3 The Contractor may upload to the System documents and statements that are necessary for a given Procurement Procedure or Market Sounding, including a single European procurement document, subject to point 1.4.14 of the Regulations.
1.5.4 The Bid can be saved by clicking the "Save" button, which ONLY saves the Bid on the Contractor's account (which will be notified in the relevant message) and is not tantamount to submitting the Bid in a Procurement Procedure or Market Sounding. A saved bid will not be visible to the Organiser and the Awarding Entity. In the "Bid saved" field in the "Summary" section, the following fields will be completed: "Gross value of the Bid", "Date (including time)" and "author (name and surname of the User saving the Bid)".
1.5.5. Submitting a Bid in the System takes place by completing a form in the System, the content of which is defined by the Organiser of the Procedure or the Awarding Entity as part of a given Procurement Procedure or Market Sounding.
1.5.6 In order to submit a Bid (send it to the Organiser and the Awarding Entity), after completing the form and adding the required files, click the "Submit Bid" button. Due to the fact that all documents attached by the Contractor to the Bid are subject to mandatory verification by the Organiser's antivirus program, the Contractor should start the Bid submission procedure well in advance. The scanning time depends on the file format and the number of attached files. The Organiser and the Awarding Entity may not read the content of Bids submitted in the System before the deadline, according to their submission or opening.
1.5.7 The evaluation of Bids submitted in the System is based on criteria defined by the Organiser or the Awarding Entity as part of a given Procurement Procedure or Market Sounding.
1.5.8 After evaluating the Bids, the Organiser or the Awarding Entity, provided that the conditions of a given Procurement Procedure or Market Sounding allow it, has the option of launching another round of Bid submissions via RFX or creating an electronic auction in the System or inviting the Contractor for trade negotiations.
1.5.9 During the Procurement Procedure or Market Sounding, the Organiser or the Awarding Entity and the Contractors may send information (documents), ask questions and answer questions regarding a given Procurement Procedure or Market Sounding directly via the System. A question asked by a Contractor will go to the person responsible for the communication in the Procurement Procedure or Market Sounding on the part of the Organiser or the Awarding Entity responsible in a given Procurement Procedure or Market Sounding. The rules for asking questions are specified in the Procedure or the Public Procurement Law (if applicable).
1.5.10 Detailed instructions for the Contractor, Organiser and Awarding Entity as well as a description of the functions available when using the RFX module are included in the in the "Suppliers User's Instruction" available in the System, in the "Knowledge Base” module, “Documents” tab, “Information for Contractors” folder.
1.5.11 Rules for submitting applications for admission to the Procurement Procedure in Procurement Procedures that require these applications prior to Bid submission are the same as the above-described principles for submitting Bids.
1.6 QUALIFIED ELECTRONIC SIGNATURE
1.6.1 The rules for submitting applications for admission to the Procurement Procedure in Procurement Procedures that require these applications prior to Bid submission are the same as the above-described principles for submitting Bids.
1.6.2 The System enables the submission of documents bearing a qualified electronic signature.
1.6.3 The Organiser or the Awarding Entity may require the submission of a Bid / application for admission to participate in the Procurement Procedure / document using a qualified electronic signature. Each time as part of the Procurement Procedure or Market Sounding, the Organiser or the Awarding Entity will determine the form of document submission, about which the Contractor will be informed in the System.
1.7 ELECTRONIC AUCTION
1.7.1 Rules for submitting applications for admission to the Procurement Procedure in Procurement Procedures that require these applications prior to Bid submission are the same as the above-described principles for submitting Bids.
1.7.2 Detailed conditions for conducting an electronic auction will be specified by the Organiser or the Awarding Entity in the invitation to participate in an electronic auction in a given Procurement Procedure, in accordance with the Procedure.
1.7.3 In order to avoid any problems related to participation in an electronic auction, participation in a scheduled training auction is recommended in order to verify the correctness of the User's login and password as well as the method of navigating the auction platform.
1.7.4 Depending on the configuration of the electronic auction, the submission of a Bid may be subject to signing it with a qualified electronic signature.
1.7.5 In the event of a System failure, the Organiser or the Awarding Entity has the right to suspend the electronic auction, and will immediately inform all Contractors invited to participate in the electronic auction about this fact.
1.7.6 In the event that, for technical reasons, during the electronic auction, the Contractor reports no connection with the System, the Organiser or the Awarding Entity (provided that the problem is confirmed, e.g. a screenshot confirming the lack of connection) may interrupt the electronic auction and set a different date for it, notifying other Contractors about this fact. The results of an unfinished and cancelled electronic auction are cancelled, subject to the Procedure or the Public Procurement Law (if applicable).
1.7.7 After the failure referred to in point 1.7.5, the Organiser or the Awarding Entity will immediately inform all Contractors invited to participate in the electronic auction about the date of its resumption or a new electronic auction.
1.7.8 Detailed instructions for the Contractor, Organiser and Awarding Entity as well as a description of the functions available when using the electronic auction module are included in the "Suppliers User's Instruction" available in the System, in the "Knowledge Base” module, “Documents” tab, “Information for Contractors” folder.
1.7.9 The Contractor may open a maximum of one instance of the Auction Dashboard at a time. An attempt to submit Bids from several open auction dashboards may lead to complications in the course of the electronic auction.
1.7.10 Only the Contractor's User who submitted a bid in the procedure participates in the auction.
1.8. TECHNICAL SUPPORT FOR CONTRACTORS IN THE AREA OF THE PGE GROUP PURCHASING SYSTEM.
1.8.1 Technical support for Contractors in the field of servicing the Purchasing System of PGE Capital Group is available through the Help Desk Service for Contractors.
Contact details of the Help Desk:
+48 22 576 87 87
Availability:
Monday - Friday, 8:00 am - 4:00 pm (excluding public holidays).
1.8.2 Help Desk Consultants provide technical support:
1.8.3 The Help Desk notification should contain data allowing for the identification of the problem to which it relates, e.g. the number of the Procurement Procedure or Market Sounding, number of the electronic auction, description of the problem, screenshot confirming the problem, the object and the circumstances justifying it.
1.9 THE COMPLAINTS
1.9.1 The complaint should contain data allowing for the identification of the problem to which it relates, e.g. the number of the Procurement Procedure or Market Sounding, number of the electronic auction, description of the problem, screenshot confirming the problem, the object and the circumstances justifying it.
1.9.2 The complaint is considered within 14 days from the date of its submission. If the complaint cannot be considered within this time, the Contractor will be notified in writing or by e-mail about the reasons for the delay and the expected date of considering the complaint within this period.
1.10 SATISFACTION SURVEY
1.10.1 PGE Capital Group stipulate the right to conduct satisfaction survey using electronic means of communication (e-mail, text messages).
1.10.2 The satisfaction survey will be automatically performed after completing the service of the application.
1.10.3 The purpose of the satisfaction survey is:
1.10.4 Answering the satisfaction survey is voluntary, and their results will be stored for a period of 3 months from the date of completion.
II. PERSONAL DATA CO-CONTROLLERS
2.1 PERFORMANCE OF CO-ADMINISTRATION OF CONTRACTORS’ PERSONAL DATA
2.1.1 The Companies are Co-Controllers in relation to the Personal Data placed by Contractors in the System, collected in the dedicated Contractor Database as part of and for the purposes of implementing Procurement Procedures or Market Soundings. This section contains information on the main content of the Joint Arrangements of the Co-Controllers, including information on the processing of the above-mentioned Personal Data for (Potential) Contractors.
2.1.2 Pursuant to art. 13, art. 26 and art. 28 GDPR, we would like to inform you that we jointly process your Personal Data.
2.1.3 The Co-Controllers of your Personal Data are:
2.1.4 The Executive Controller, Technical Controller and other Co-Controllers jointly administer your personal data for the following purposes.
2.1.5 in order to execute an agreement and then jointly provide services pursuant to art. 6 sec. 1 letter b GDPR,
2.1.6. The recipients of your personal data may be state authorities / institutions authorised to obtain data on the basis of the law, entities providing services to the Co-Controllers, also those to whom the Co-Controllers have entrusted the processing of data, in particular IT service providers (PGE Systemy S.A).The recipients of your data may also be entities with which the Co-Controllers cooperate in the area of audit, risk assessment, tax and legal services.
2.1.7 We plan to store your data for a period of 6 years from the end of the year in which we end our cooperation, however if your data will be used in proceedings related to the investigation or defence of claims, this time will be extended by the duration of these proceedings.
2.1.8 You have the right to access your Personal Data, request rectification, deletion or limitation of the processing of your Personal Data, object to the processing and lodge a complaint with a supervisory authority.
2.1.9 Providing personal data is voluntary but necessary in order to register in the System and participate in Procurement Procedures conducted by the Companies indicated as Co-Controllers in point 3 above.
2.1.10 In connection with the processing of your personal data, we also inform you that:
i. the ability to ensure the ongoing confidentiality, integrity, availability and resilience of personal data processing systems and services;
ii. the ability to quickly restore the availability and access to personal data in the event of a physical or technical incident;
iii. regular testing, measurement and evaluation of the effectiveness of technical and organisational measures to ensure the security of processing;
iv. where necessary and possible, the Executive Controller and the Co-Controllers undertake to use, where risk requires it, pseudonymisation and encryption of personal data.
2.1.11 The Executive Controller and the Co-Controllers may entrust the processing of personal data to a processor, while maintaining the requirements resulting from GDPR, in particular the requirements of art. 28 GDPR.
2.1.12 In all matters regarding the protection of your personal data, you can contact the following address: odo_swpp.pgesystemy@gkpge.pl
2.1.13 Cases will be considered by the Co-Controller that has entered your data into the Contractor Database.
2.2 PERFORMANCE OF CO-ADMINISTRATION OF PERSONAL DATA OF CONTACT PERSONS INDICATED BY CONTRACTORS
2.2.1. The Companies are Co-Controllers in relation to the Personal Data placed by Contractors in the System, collected in a dedicated Contractor Database as part of and for the purposes of implementing Procurement Procedures or Market Soundings. This section provides information on the main content of the Joint Arrangements of the Co-Controllers, including information on the processing of Personal Data, intended for (Potential) Contractors.
2.2.2. Pursuant to art. 14, art. 26 and art. 28 GDPR, we would like to inform you that we jointly process your personal data.
2.2.3. The Co-Controllers of your personal data are:
10. PGE Obrót S.A., having its registered office in Rzeszów, at 8-go Marca 6, 35-959 Rzeszów, iod-pgeobrotsa@gkpge.pl
2.2.4. The Executive Controller, Technical Controller and other Co-Controllers jointly administer your personal data for the following purposes.
2.2.5. We have received your data from your employer or client.
2.2.6. The data we process are: first name, last name, position, contact telephone number, e-mail address.
2.2.7. The recipients of your personal data may be state authorities / institutions authorised to obtain data on the basis of the law, entities providing services to the Co-Controllers, also those to whom the Co-Controllers have entrusted the processing of data, in particular IT service providers (PGE Systemy S.A).The recipients of your data may also be entities with which the Co-Controllers cooperate in the area of audit, risk assessment, tax and legal services.
2.2.8. We plan to store your data for a period of 6 years from the end of the year in which we ended our cooperation, however if your data will be used in proceedings related to an investigation or defence of claims, this will be extended by the duration of such proceedings.
2.2.9. You have the right to access your Personal Data, request rectification, deletion or limitation of the processing of your Personal Data, object to the processing and lodge a complaint with a supervisory authority.
2.2.10. Providing personal data is voluntary but necessary in order to register in the System and participate in procurement procedures conducted by the Companies indicated as Co-Controllers in point 2.2.3 above.
2.2.11. In connection with the processing of your personal data, we also inform you that:
i. the ability to ensure the ongoing confidentiality, integrity, availability and resilience of personal data processing systems and services;
ii. the ability to quickly restore the availability and access to personal data in the event of a physical or technical incident;
iii. regular testing, measurement and evaluation of the effectiveness of technical and organisational measures to ensure the security of processing;
iv. where necessary and possible, the Executive Controller and the Co-Controllers undertake to use, where risk requires it, the pseudonymisation and encryption of personal data.
2.2.12. The Executive Controller and the Co-Controllers may entrust the processing of personal data to a processor while maintaining the requirements of GDPR, in particular the requirements of art. 28 GDPR.
2.2.13. In all matters regarding the protection of your personal data, you can contact the following address: odo_swpp.pgesystemy@gkpge.pl
2.2.14. Cases will be examined by the Co-Controller that entered your data into the Contractor Database.
2.3 FINAL PROVISIONS
2.1.1 The Regulations become binding for the Contractor upon their acceptance in the System when logging in. In the event of a change in the content of the Regulations, acceptance takes place during the next login to the System. Failure to accept the Regulations or update of the Regulations is tantamount to resignation from using the System.
2.1.2 In matters not covered by these Regulations, the relevant provisions of Polish law will apply, in particular the provisions of the Civil Code and the Public Procurement Law and implementing provisions issued on their basis.
2.1.3 Any disputes that may arise in connection with the use of the System will be referred to a Polish common court having jurisdiction over the registered office of PGE Polska Grupa Energetyczna S.A.
2.1.4 The Regulations enter into force on 1 January 2024. PGE reserves the right to amend the Regulations.